社員に法人携帯を支給する際に、インストールをしておくとよいアプリを紹介します。Googleから発信されている「Googleドライブ」です。
このアプリを使うと、クラウド上のストレージを通じて、パソコンとスマートフォンやタブレットとの間でファイルを共有することができます。
外出先からも、Googleアカウントでログインをすることでアクセスができます。さらに、閲覧だけでなく更新をすることもできるので、メール送信などの手間がなく、情報のやり取りができます。
目次
1.Googleドライブとは
Googleドライブは、ファイルを安心･安全にクラウド上に保存をすることができ、またファイルの共有もできるアプリです。メール、写真、文書、音楽など様々なファイルを保存することができます。
ドライブ内に保存されたファイルは、自宅のパソコン、会社のパソコン、外出先のパソコン、スマートフォンやタブレットなどから、アクセスすることができます。さらに、ファイルやフォルダーを仲間と共有をすることができるので、編集作業をドライブ上で行うことも可能です。
そのため、メールに添付してのやり取りなどの手間が省けます。各種編集をする時は、Googleドキュメントの文書編集アプリや表計算ができるGoogleスプレッドシートを併用することで、作業効率を上げることできます。
ファイルの保存容量は、15GBまでは無料となっており有料でアップグレードをすることが可能です。ですが、Googleドキュメントで作成されたファイルについては、容量に加算されないというメリットがあるので、officeで作成したファイルを変換すると良いでしょう。
最後に、セキュリティー面についてです。クラウド上のデータに不正アクセスがないかなど心配事は付き物ですが、Googleのサーバーはしっかりとしてセキュリティーを構築していることで有名です。したがって、社内の重要データのやり取りも安心して行うことができます。
Google社が提供しているアプリを利用すれば、互換性があるので共有をすることも簡単にできて便利です。さらに最近では、公式以外にも対応しているアプリがたくさん出ているので、そちらもあわせて利用するのも良いでしょう。
2.Googleドライブの使い方
法人携帯でGoogleドライブの利用を開始する前に、Googleのアカウントを作成する必要があります。個人のアカウントとは別に、会社内で使用するアカウントを作成することをおすすめします。PlayストアまたはAppストアから、Googleドライブのアプリを検索し、インストールします。アカウントの入力を求められるので、ドライブを利用するアカウントでログインをします。
パソコンの画像ファイルや音楽ファイルををGoogleドライブに保存する方法は、Googleドライブの画面左上の「新規」のスイッチから、必要なファイルをアップロードしてください。アップロードが完了したら、スマートフォンからもアクセスできるようになっているかどうか、確かめてみましょう。
officeで作成したデータをGoogle形式に変換する場合は、WordならばGoogleドキュメント、ExcelならばGoogleスプレッドシートのアプリを開いてアップロードをしてください。同じGoogleアカウントで作成をしたGoogleドキュメントのファイルは、ドライブに自動で保存されていきます。
スマートフォンからドライブに保存をする場合は、ドライブのアプリを立ち上げ、右下の「+」マークをタップします。アップロードをさらにタップしてファイルを指定すれば完了です。
ドキュメントやスプレッドシートのアプリをインストールしてある場合は、アプリで編集後に保存することが簡単にできます。Googleフォトを使うと、社内行事やイベントの写真を部署内で共有していつでもダウンロードをすることもできます。
保存されたファイルの検索は、上部の検索窓欄にファイル名を打ち込むことで、スムーズに行うことが可能です。また、フォルダーを新規で作成すれば、PC上と同じように整理して保存をすることができます。
最後に、ドライブの共有方法です。共有したいファイルやGoogleドキュメントを選択し、共有相手のアカウントを打ち込みます。スマートフォンから共有を追加する場合は、「連絡先アプリ」から選択をすることもできます。ただし、Googleアカウントを持っている相手に限定されるので注意してください。
3.まとめ
Googleドライブのアプリは信頼・安心できる供給元なので、企業データのやり取りにも活用できます。今までのようなメールを使用してのやり取りがなくなることで、不必要な手間やミスが減ったり、時間が短縮されたり、と多くのメリットをもたらします。
パソコンの持ち運びの必要もなく、休日に自宅や外出先でファイルの閲覧や更新が必要になったときも、すぐにアクセス可能です。こういったメリットを生かして、業務効率をアップさせましょう。
